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学习交流
提升审计沟通能力和技巧“五法”
2015-12-09 22:12   审核人:

提升审计沟通能力和技巧“五法”

审计沟通能力是国家审计干部素质的重要组成部分。从审前调查开始,到审计整改结束,沟通协调无处不在,提高沟通的能力和技巧将对于建立良好的人际关系、创造和谐的工作氛围、实现有效的信息交流、保证工作的顺利开展、促进审计成果的利用具有十分重要的作用。但是,长期以来形成的被审计单位“怕审计、烦审计、躲审计”的情况仍然存在,除了审计宣传不够和人们主观臆断造成对审计的误解和偏见外,审计人员缺乏必要的审计沟通能力和技巧也直接影响着审计的形象和效果。本文将结合笔者在青岛市审计局从事审计工作的实践,就审计人员如何提升审计沟通能力和技巧谈五方面的体会和认识。

一、沟通中要把握环节

(一)做细审前调查阶段的沟通协调。

不可想象一个对被审计对象一无所知的人能够做好审计工作,充分的审前调查和良好的审前沟通能够起到事半功倍的效果。在常规审前调查、了解财务管理情况的基础上,还可以明查暗访收支情况,网上查询行业风险点,走访相关主管和监管部门,为制定针对性的审计实施方案积累充分的信息资料。

(二)做实审计实施阶段的沟通协调。

一要通过开好进点见面会,引起被审计单位高管及下属部门管理层对审计工作的高度重视。不但不应将进点会流于形式,还要借此宣传审计,力争通过进点会加深对方对审计的了解和认识。

二要在审计组内部建立定期沟通协调制度,组织交流并协调审计进度和重点,讨论和解决审计遇到的矛盾和困难,研究并商定实施审计的办法与对策,确保审计按照预定方案顺利实施,并积极向纵深突破。

三要与被审计单位建立阶段性沟通协调制度,例如结束一个下属单位审计就进行一次详尽的沟通,尽力将审计事实不清楚、审计取证有瑕疵等质量问题解决在实施阶段,要注意充分听取被审计单位的意见,给予充分表达的空间、补充改正的机会。

“五统一”审计项目应加强与上下级和兄弟审计机关之间的沟通协调,共享审计信息资源,及时借鉴成功做法;最后,要与主管领导及时沟通。领导的大力支持是审计项目成功的重要因素,审计过程中,发现的重大问题必须及时向主管领导汇报,尤其是涉及舞弊的问题,更应及时汇报审计线索,提出审计方向和处理建议。

(三)强化报告阶段之后的沟通协调。

首先,重视对被审计单位的整改情况回访。择机到被审计单位进行回访,督促整改,帮助完善内部制度、建章立制;其次,对审计发现的重大违法违规和带有苗头性、倾向性的问题,以及审计整改情况,要视具体情况,以审计专报、审计信息的形式向政府汇报;最后,重视移交相关部门处理的事项,应与这些部门保持定期联系,了解深入查处和追究责任的情况,积极配合,消化、巩固和扩大审计成果。

二、沟通中要坚持原则

审计人员是监督被审计单位财政法规、国家政策执行情况的“卫士”,坚持原则是审计人员沟通交流工作的底线。国家审计的基本原则是《宪法》和《审计法》确定的,贯穿于审计工作的始终,审计中必须遵循以下原则:

(一)依法审计原则。

审计人员必须依照法律规定的职责、权限和程序开展审计监督活动,审计中有要求被审计单位提供资料权、检查权、处理处罚权等,不能为了达到目的超越法定职权、违反法定程序。

(二)独立审计原则。

沟通时特别注意,话题应紧紧围绕既定目标展开,避免与受访者建立某种个人关系,以免影响独立性。同时,审计人员对待被审计单位及被审计事项,应不为自己的好恶所左右,做到客观公正,以保证审计工作的独立性。

(三)客观公正原则。

审计沟通时应当客观公正,实事求是,防止主观臆断。审计中涉及到被审计单位的商业秘密时,对知悉的国家秘密和被审计单位的商业秘密,负有保密的义务,与审计不相关的不宜谈及,更不能打破砂锅问到底。

(四)职业谨慎原则。

要严格遵守审计规范和审计实施方案,全方位、多角度考虑问题,避免因工作疏忽而造成重要审计事项遗漏。

(五)廉洁奉公原则。

审计人员要自觉带头遵守国家的有关法律法规,只有依法行政,廉洁从审,腰板才能挺直,说话才能硬气。“吃人家的嘴软,拿人家的手软”,若借审计之机“吃、拿、卡、要”,那么就会“说话嘴软,处理手软”。因此,审计要遵守《审计法》及《公务员法》等其他相关法律法规、遵守廉政纪律,任何沟通交流都不能以牺牲审计原则为代价,否则审计沟通交流毫无意义。

三、沟通中要掌握技巧

审计人员接触单位各行各业,接触人员形形色色,掌握适当的沟通技巧非常必要。

(一)善于聆听。

聆听本身是一种很重要的非语言性沟通技巧,甚至在审计沟通中比说更重要。审计人员与被审计对象沟通时,总要给别人解释和说明的机会,因此要善于聆听。聆听的目的是理解对方全部的信息,若审计人员在沟通时没有听清楚、没有理解,应当及时告诉对方,请对方重复或者解释,如果听别人说了很多的话,却没有接收对方传递的信息,就是沟通失败,就不能正确理解、准确判断、客观评价。

(二)以矛攻盾。

要抓住被调查对象所提供的资料、证言、证据之间的相互矛盾之处,在耐心倾听中出其不意地用其矛攻其盾,对方难以自圆其说的情急之下,很可能会道出真情原委。

(三)避免禁忌。

避免过多使用专业术语。审计沟通中接触的不只是财务专业人员,过多使用专业术语除了使沟通的效果大打折扣外,别人会先入为主地认为无法与你沟通。对于必要的概念性问题,在交流意见时应首先说清楚,以免双方对概念性的定义有歧义,后面的沟通也将失去意义。

四、沟通中要讲究策略

(一)理直气和。

审计不是以审查和评价他人的差错和失误为目的,而是为了帮助被审计单位在遵循性、合理性和效益性等方面提高管理水平,有效地进行内部控制,防范风险。因此,在沟通时,一方面要理解对方的处境和心理,另一方面要在坚持原则的前提下,保持谦虚、平和的心态,尊重他人,温和地提出问题和意见,语言表达既要明确又要委婉,做到“理直气和”,尊重别人才能得到别人的尊重。

(二)表明真诚。

要通过口头语言、身体语言表明真诚,表现出提供帮助的意愿,将会容易得到对方的合作。审计人员除就审计查证事项充分沟通外,还可以与被审计单位人员特别是管理层就降低内控风险,完善制约机制等进行交流,对其好的管理方法加以肯定,对其它单位好的管理经验给予推荐,并提出一些切实可行的建议,起到参谋咨询作用,以进一步赢得被审计单位的尊重和支持。

(三)多方查证。

审计人员不要企图从一个沟通对象中得到所有问题的答案,事实上根本不可能,因为审计工作的性质决定了审计沟通关系的脆弱。审人员不应存偏见、倚经验,在没有搞清事实时,不应轻易作判断、下结论,而应多倾听、多交流,促进沟通目标的实现。

五、沟通中要展现水平

(一)展示业务水平。

扎实的业务水平是审计人员赢得尊重,实现有效沟通的基础。对自己负责的审计部分的审计依据、操作流程和风险控制关键点,要充分学习、研究和掌握。在审计沟通时,一是可以不说外行话,不提肤浅问题;二是可以找准谈话的切入点,直截了当地提出存在的问题;三是可以准确判断风险程度,不纠缠于枝节和细节,不出现评价差错和失误。

(二)体现政策水平。

审计人员脑子里不仅要装着最新最全的财纪法规、政策条文,而且要有较高的的政治素养,要较深理解国家政策。不能不顾现实,机械解释、盲目执行政策条文。当前,特别要关注、研究国家宏观调控政策的执行落实情况及执行中存在的问题。

(三)表现思维能力。

审计人员既要有一定的表达能力,更要有敏锐的思维能力。表面上看,语言表达能力就是嘴巴子功夫,可实质上,“说话”内功是思维问题,训练“说话”的关键是训练思维。感性思维和理性思维都不可偏废,练好藏在“说话”技巧背后的语言“内功”,才能做到有口有“心”,关键时候从容不迫、随机应变。

总之,沟通交流是贯穿于整个审计过程中一项不可忽视的工作,审计沟通既是一门学问,更是一门艺术,要提高沟通水平,要靠审计人员仔细琢磨,用心领悟,不断加强自身素养,不断在工作中总结提高。只有这样,我们的审计工作环境才会更好,与方方面面的关系才会更加和谐,我们的审计工作任务才能圆满完成,我们的审计目标才能顺利实现

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